Sådan strukturerer du en feedback-samtale, der ikke går galt

Feedback-samtaler går galt når de ikke er forberedt, når rækkefølgen er forkert, eller når modtageren går i forsvarsposition. Og så ender det med at gøre mere skade end gavn. Det behøver det ikke. På kurset i konstruktiv feedback hos Aros Kurser lærer du at rammesætte og strukturere feedback-samtaler, der faktisk virker.

Forberedelse: Det halve arbejde

En god feedback-samtale starter længe før samtalen. Det kræver, at du:

• Har konkrete, observerbare eksempler – ikke generaliseringer
• Kan beskrive effekten af adfærden – ikke bare adfærden i sig selv
• Har tænkt over, hvad du ønsker ander­ledes
• Har valgt det rigtige tidspunkt og sted

Feedback givet i affekt, i det åbne kontorlandskab eller midt i en travl dag er næsten altid dårlig feedback – uanset indholdet.

Rammesætning: Hjælp modtageren ind i samtalen

Start samtalen med at fortælle, hvad det handler om – og hvad det ikke handler om. "Jeg vil gerne tale om X, fordi jeg gerne vil hjælpe dig med Y" er bedre end at kaste sig direkte ud i feedbacken.

Et simpelt spørgsmål kan også åbne samtalen: "Er der en god tid til en feedback-samtale om X?" Det giver modtageren kontrol og reducerer defensiviteten.

SBI-modellen: En effektiv feedback-struktur

SBI-modellen (Situation, Behavior, Impact) er enkel og effektiv:

Situation: Beskriv den konkrete situation. "På mødet i går…"
Behavior (adfærd): Beskriv den observerbare adfærd. "…så jeg, at du afbrød klienten tre gange…"
Impact (påvirkning): Beskriv effekten. "…og det førte til, at klienten trak sig og ikke deltog mere i diskussionen."

Så før du et refleksivt spørgsmål: "Hvad tænker du om det?" Den pause er afgørende.

Håndtering af defensivitet

Defensivitet er en naturlig reaktion på feedback. Det signalerer ikke at feedbacken er forkert – det signalerer, at modtageren føler sig truet. Hvad gør du?

Anerkend reaktionen: "Jeg kan høre, at det opleves anderledes for dig. Fortæl mig mere om det." Det bryder forsvaret uden at lade feedbacken gå tabt.

Og undgå den klassiske fejl: At gentage det, du sagde – højere. Defensivitet løses ikke med mere argumentation. Det løses med nysgerrighed og lytning.

Afslutning: Aftaler er feedback-samtalens afsluttende akord

En feedback-samtale uden en klar aftale om hvad der sker fremover, er en samtale, der let glemmes. Afslut altid med: "Hvad vil du gøre anderledes næste gang?" og "Hvornår følger vi op på det?"

Når du så følger op – og du anerkender at personen faktisk ænder sig – er det det, der giver feedback-kulturen ben at gå på.

Vil du træne feedback-samtaler i praksis og gå hjem med strukturer og modeller, du kan bruge fra næste uge? Så er kurset i konstruktiv feedback hos Aros Kurser dit svar. Du arbejder med dine egne cases og får konkret feedback på din feedback.