Word: sådan holder du styr på lange dokumenter og rapporter

Klokken er 15.40. Rapporten skal sendes 16.00, og du har netop indsat et nyt afsnit på side 4. Nu står tre overskrifter i hver sin skriftstørrelse, indholdsfortegnelsen henviser til sidetal, der ikke findes længere, og figurteksten under den vigtigste graf har lagt sig oven i en tabel.

Det er sjældent indholdet, der vælter et langt dokument. Det er formateringen. Og den vælter, fordi de fleste bygger dokumentet ved at markere tekst og trykke på knapper, indtil det ser nogenlunde rigtigt ud — i stedet for at fortælle Word, hvad teksten er.

Forskellen på de to fremgangsmåder er usynlig i et tosiders notat. Den bliver tydelig omkring side tyve. Og den kan koste dig den eftermiddag, du havde tænkt at bruge på noget andet.

Typografier er dokumentets skelet, ikke pynt

Når du markerer en linje og gør den 16 punkt og fed, har du farvet én linje. Når du sætter den til typografien Overskrift 1, har du fortalt Word, at linjen er et kapitel. Det lyder som en detalje. Det er det ikke.

Word bruger typografierne til alt det, du ellers skal gøre i hånden: bygge indholdsfortegnelsen, tegne navigationsruden, holde en overskrift sammen med den tekst, den hører til, og eksportere en PDF med klikbare bogmærker. Formaterer du i hånden, får Word ingen af de oplysninger. Så laver den heller ikke arbejdet for dig.

Gevinsten mærker du den dag, din chef vil have alle underoverskrifter i mørkeblå i stedet for sort. Har du brugt typografier, retter du ét sted, og de 43 underoverskrifter følger med. Har du ikke, retter du 43 gange og overser to.

Du får reelt kun brug for en håndfuld:

• Normal — al brødtekst. Ret skrifttype og linjeafstand her, aldrig i selve teksten.
• Overskrift 1, 2 og 3 — dokumentets tre niveauer. Har du brug for et fjerde, er strukturen som regel for indviklet.
• Billedtekst — til figur- og tabeltekster, så de senere kan samles i en figurliste.
• Listeafsnit — så punktopstillinger opfører sig ens hele vejen igennem.
• Citat — eller din egen typografi til indrykkede passager.

Indholdsfortegnelsen skal ikke skrives, den skal indsættes

En indholdsfortegnelse, du har skrevet selv, er forkert i samme sekund nogen tilføjer et afsnit. En indsat indholdsfortegnelse henter overskrifterne fra typografierne og opdaterer sidetallene, når du beder om det.

Rutinen er kedelig og tager fem sekunder: højreklik i fortegnelsen, opdater felt, opdater hele oversigten. Gør det som det allersidste, inden du sender. Ikke før, for hver rettelse på side 3 flytter alt bagefter.

Det samme gælder krydshenvisninger. Skriver du "se afsnit 4.2 på side 17", er du på spanden, når afsnittet bliver til 4.3 på side 19. Indsætter du en krydshenvisning, følger den med.

Navigationsruden er dit kort over dokumentet

Navigationsruden viser overskrifterne som en klikbar disposition i venstre side. Den er nyttig til at hoppe rundt i teksten, men den bedste funktion er en anden: du kan trække en overskrift op eller ned, og hele afsnittet med underafsnit, tabeller og billeder flytter med.

Det gør omstrukturering til noget, du gør på ti sekunder i stedet for at klippe og klistre i blinde. Og det afslører hurtigt, om dispositionen hænger sammen. Hvis du ikke kan læse indholdsfortegnelsen som et resumé af rapporten, er overskrifterne for vage.

Sektionsskift løser det, sidetal ikke kan

Sidetal, sidehoveder og sidefødder driller, fordi Word som udgangspunkt behandler dokumentet som én lang enhed. Vil du have romertal på de første sider og arabertal derefter, eller et sidehoved der skifter fra kapitel til kapitel, skal du bruge sektionsskift.

Vær opmærksom på én ting: nye sektioner arver som standard sidehovedet fra den forrige. Du skal aktivt bryde forbindelsen, før du kan give sektionen sit eget indhold. Det er den enkeltdetalje, der får flest til at give op og skrive sidetallene i hånden.

Når I er flere om det samme dokument

Fem personer, der sender filen frem og tilbage som vedhæftning, ender med fem versioner og en diskussion om, hvilken der er nyeste. Ligger dokumentet i stedet på SharePoint eller OneDrive, kan I skrive i det samtidig, og versionshistorikken holder styr på, hvem der ændrede hvad hvornår.

Til selve samarbejdet er der tre værktøjer, og de bruges til hver sit:

Aftal på forhånd, hvem der er redaktør på dokumentet. Uden en redaktør bliver et fælles dokument til et fælles ansvar, og fælles ansvar er som bekendt ingens.

Skabelonen gør arbejdet én gang

Hvis din organisation laver den samme type dokument mere end tre gange om året — rapporter, referater, tilbud, projektbeskrivelser — er det spild at bygge layoutet forfra hver gang. En skabelon med færdige typografier, korrekt sidehoved og de faste afsnit sat op på forhånd sparer ikke bare tid. Den fjerner også diskussionen om, hvordan tingene skal se ud.

Modargumentet er velkendt: det tager tid at lave skabelonen, og ingen har tid. Det passer. Til gengæld tager den typisk en formiddag, og den betaler sig hjem, første gang tre kolleger slipper for at fumle med marginer. Læg den et sted, alle kan finde den, og giv den en ejer, så den bliver vedligeholdt.

Skal flere i huset kunne det samme, giver det ofte mening at samle det i et fælles forløb frem for at lade hver enkelt google sig frem. Et kursus i grundlæggende Word giver den fælles bund, og et bredere Office-kursus tager også Excel og PowerPoint med, hvis dokumenterne alligevel skal hente tal og grafer et andet sted fra.

Sådan kommer du i gang

Du behøver ikke lære alt på én gang. Tag det i den rækkefølge, der giver hurtigst udbytte:

1. Åbn det dokument, du arbejder i lige nu. Slå formateringsmærker til, så du kan se, hvor der er tomme afsnit og manuelle sideskift.
2. Ryd op i overskrifterne. Sæt hver eneste overskrift til Overskrift 1, 2 eller 3. Fjern manuel fed og skriftstørrelse bagefter.
3. Ret typografien, ikke teksten. Vil du have et andet udseende, ændrer du typografien og opdaterer den, så alle forekomster følger med.
4. Indsæt en indholdsfortegnelse. Den vil se forkert ud, hvis trin 2 ikke er gjort ordentligt. Det er pointen — den fungerer som kontrol.
5. Åbn navigationsruden og læs dispositionen igennem. Kan en kollega forstå rapportens indhold alene ud fra overskrifterne?
6. Gem som skabelon, hvis dokumenttypen går igen. Fjern indholdet, behold strukturen.

Sæt en halv time af. Det er nok til de fire første trin i et dokument, du kender i forvejen.

Det holder kun, hvis I gør det ens

Et velbygget dokument falder fra hinanden, så snart en kollega indsætter tre siders tekst kopieret fra en anden fil med sin egen formatering i baggagen. Derfor er det ikke nok, at én person i afdelingen kan det her. Aftal en fælles standard, læg skabelonen samme sted som alt andet, og brug fem minutter på at vise den til nye kolleger.

Vil I have det på plads sammen frem for hver for sig, kan I tage det som et samlet forløb — se Aros Business Academys Office-kurser og find det niveau, der passer til dem, der skal skrive dokumenterne. Første skridt kan du dog tage i eftermiddag: åbn dokumentet, og giv overskrifterne den typografi, de burde have haft fra begyndelsen.